Doppelte Buchführung
Die doppelte Buchführung, auch kaufmännische Buchführung, ist die in der privaten Wirtschaft vorherrschende Art der Finanzbuchhaltung. Weil jede Buchung zwei Konten betrifft, jeweils eine Buchung auf der Soll-Seite (links), eine zweite auf der Haben-Seite (rechts) spricht man von doppelter Buchführung.
| Inhaltsverzeichnis |
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2.1 Formales |
Geschichte
Vor der sauberen Formalisierung der Doppelten Buchführung wurden im Mittelalter sog. Handlungsbücher geführt. Nachdem italienische Kaufleute schon seit dem 14. Jahrhundert das Verfahren anwendeten, beschrieb es der italienische Mathematiker Luca Pacioli (1445-1517) unter dem Begriff "Venezianische Methode" zuerst im Jahre 1494 in seinem Buch Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita und verhalf ihm damit zu seinem umfassenden Erfolg. 1994 fanden anlässlich des 500. Jahrestages umfangreiche Jubiläumsveranstaltungen statt. Das Verfahren ist heute im Wesentlichen immer noch dasselbe.
Grundlagen der doppelten Buchführung
Formales
Die doppelte Buchführung unterteilt die Finanzen des Unternehmens in Konten. Die Konten sind wiederum in eine Soll- (S) und Habenseite (H) unterteilt. "Soll" ist immer links und "Haben" immer rechts, die Titel sind historisch bedingt und ohne inhaltliche Bedeutung, es geht also nicht um "etwas haben" oder "etwas, das sein soll". Allenfalls bei den aktiven Bestandskonten kann dies so interpretiert werden (hier: links=Zugang, rechts=Abgang).
Soll Konto Haben
_______________________
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Wegen der Form spricht man von "T-Konten".
Kontenarten
Der Buchhalter unterscheidet folgende Arten von Konten:
- 1. Bestandskonten (die Bestände an Gütern und Geld erfassen, also erfolgsneutrale Zustände):
- a) aktive Bestandskonten (erfassen Aktiva, also die Verwendung von Kapital). Konten, die also dem Vermögen zugeordnet werden, werden also als Aktivkonten bezeichnet. Auf den Aktivkonten wird somit im Prinzip aufgezeichnet, wie die finanziellen Mittel der Unternehmung verwendet sind. Die Aktivkonten werden normalerweise auf der linken Seite geführt (Zugänge von Forderungen oder Beständen).
- b) passive Bestandskonten (erfassen Passiva, also die Herkunft von Kapital, mit anderen Worten Verbindlichkeiten oder "Schulden"). Konten, die dem Eigenkapital und Verbindlichkeiten zugeordnet werden, entsprechend als Passivkonten. Auf den Passivkonten wird aufgezeichnet, wo die finanziellen Mittel herstammen. Die Passivkonten werden normalerweise auf der rechten Seite geführt (Zugänge von Verpflichtungen).
Daraus ergibt sich die Systematik, dass der "positive Bestandteil" (also Zugang Aktivkonto oder Abgang Passivkonto) einer Veränderung auf einem Bestandskonto immer im Soll (links) und der "negative Bestandteil" (also Zugang Passivkonto oder Abgang Aktivkonto) einer Veränderung auf einem Bestandskonto immer im Haben (rechts) steht.
Bestandskonten:
S Aktiv-K. H S Passiv-K. H
________________ _______________
Zugang | Abgang Abgang | Zugang
| |
- 2. Erfolgskonten (die erfolgs- also gewinnwirksame Vorgänge erfassen):
- a) Aufwandskonten Aufwand wird im Soll (links) eines Aufwandkontos gebucht.
- b) Ertragskonten Ertrag wird im Haben (rechts) des entsprechenden Kontos gebucht.
Daraus ergibt sich die Systematik, dass der "negative Bestandteil" (Aufwand) einer Veränderung auf einem Erfolgskonto immer im Soll (links) und der "positive Bestandteil" (Ertrag) einer Veränderung auf einem Erfolgskontokonto immer im Haben (rechts) steht.
Erfolgskonten:
S Aufwand H S Ertrag H
_______________ ______________
Aufwand | * * | Ertrag
| |
* ggf. Korrekturbuchungen
Buchungssystem
Buchungsarten, Grundsituationen
Jede Buchung betrifft mindestens zwei Konten, jeweils eine Buchung auf der S-Seite (links), eine zweite auf der H-Seite (rechts). Es wird immer Soll an Haben gebucht.
Man unterscheidet 6 Grundsituationen (dazu die Buchungen und Beispiele):
1.-4. erfolgsneutral:
- Aktivtausch: Ein Aktivkonto wird um einen Betrag gemehrt, ein anderes um den gleichen Betrag gemindert.
- Soll Aktiv-K. an Haben Aktiv-K.
- Bsp: "Rohstoffe" an "Bankkonto", d.h. Rohstoffe werden gekauft (Zugang), Geld wird bezahlt (Abgang)
- Passivtausch: Ein Passivkonto wird um einen Betrag gemehrt, ein anderes um den gleichen Betrag gemindert
- Soll Passiv-K. an Haben Passiv-K.
- Bsp: "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" an "Bankschulden", d.h. Verbindlichkeiten verschwinden (Abgang), dafür muss Geld bezahlt werden (Zugang der Schuld)
- Aktiv-Passiv-Mehrung: Aktiv und Passivseite werden um den gleichen Betrag erhöht
- Soll Aktiv-K. an Haben Passiv-K.
- Bsp: "Rohstoffe" an "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen", d.h. Rohstoffe werden gekauft (Zugang), Zahlungsverbindlichkeit entsteht (Zugang)
- Aktiv-Passiv-Minderung: Aktiv und Passivseite werden um den gleichen Betrag gemindert.
- Soll Passiv-K. an Haben Aktiv-K.
- Bsp: "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" an "Bankkonto", d.h. eine Verbindlichkeit erlöscht (Abgang), Geld geht raus (Abgang)
5.-6. erfolgswirksam:
- Positive Erfolgswirksamkeit: 1 Bestands- und 1 Ertragskonto angesprochen; => Gewinn
- Soll Aktiv-K. an Ertragskonto
- Soll Passiv-K. an Ertragskonto
- Negative Erfolgswirksamkeit: 1 Bestands- und 1 Aufwands-konto angesprochen; => Verlust
- Soll Aufwand-K. an Haben Aktiv-K.
- Soll Aufwand-K. an Haben Passiv-K.
Kontennamen, Gliederung der Konten
Die Verbuchung erfolgt auf den Konten des Kontenrahmen, bzw. nach dem Kontenplan. Häufig wird eine Abwandlung des Industriekontenrahmen verwendet.
Jahresende, Bilanz, Abschluss
Bei Geschäftseröffnung wird eine Eröffnungsbilanz erstellt. Am Jahresende bzw. am Ende eines Wirtschaftsjahres wird sie mit einer Bilanz abgeschlossen. Beim Jahresabschluss werden alle Bestandskonten gegen das Bilanzkonto saldiert (Saldo wird vom jeweiligen Bestandskonto auf das Bilanzkonto gebucht) und sämtliche Erfolgskonten gegen das Gewinn- und Verlustrechnungskonto oder kurz G u V.
Geschäftserfolg
Die Bestimmung des (monetären) Geschäftserfolges geschieht durch den Vergleich der Eigenkapitale zweier Geschäftsjahre bzw. zweier Bilanzen. Der Jahreserfolg ist zu ermitteln durch den Eigenkapitalvergleich von Eröffnungs- und Schlussbilanz. Mögliche Ergebnisse sind Eigenkapitalmehrung (Gewinn) und Eigenkapitalminderung (Verlust). Privateinlagen und -entnahmen im Laufe des Geschäftsjahres bleiben unberücksichtigt.
Bilanz
Bilanz
Aktiva Passiva
----------------------------------------------
Rechenbestände I Rechenbestände
für das Vermögen I für das Eigen-
(= die Endbe- I und Fremdkapital
stände aller I (= die Endbestände
Aktivkonten) I aller Passivkonten
^ ^
Aktivkonto I I Passivkonto
S H I I S H
---------------------------- I I -----------------------
Anfangsbestand I I I I Anfangsbestand
Zugänge I Abgänge I I Abgänge I Zugänge
I Endbestand ---I I- Endbestand I
Summe = Summe Summe = Summe
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
GuV
Aufwand Ertrag
----------------------------------------------
Rechenbestände I Rechenbestände
für das Vermögen I für das Eigen-
(= die Endbe- I und Fremdkapital
stände aller I (= die Endbestände
Aktivkonten) I aller Passivkonten
^ ^
Aufwandkonten I I Ertragskonten
S H I I S H
---------------------------- I I -----------------------
Anfangsbestand I I I I Anfangsbestand
Zugänge I Abgänge I I Abgänge I Zugänge
I Endbestand ---I I- Endbestand I
Summe = Summe Summe = Summe
Besondere Geschäftvorfälle
Zu den Geschäftsvorfällen siehe eben da:
- Umsatzsteuer (Deutschland)
- Finanzierung
- Finanzierung mit Wechseln
- Kreditaufnahme mit Disagio
- Investition
- Beschaffung
- Leistungserstellung
- Absatz
- Verkauf von Sachleistungen
- Entnahme von Sach- und Dienstleistungen
Die Verbuchung erfolgt auf den Konten des Kontenrahmen
Buchführungspflicht und ordnungsgemäße Buchführung
Buchführungspflicht
Handelsregister
Ein Unternehmen, das ins Handelsregister eingetragen ist, hat die Rechnungslegungsvorschriften des Handelsgesetzbuches zu beachten.
nach Handelsrecht - § 238 HGB
Jeder Kaufmann (HGB) ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
nach Steuerrecht - §§ 140, 141 AO
Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen. Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb
- Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes, von mehr als 350.000 Euro im Kalenderjahr oder
- selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro oder
- einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 30.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
- einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 30.000 Euro im Kalenderjahr
gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus anderen Gesetzen ergibt.
Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.
Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich der Abgabenordnung zu führen und aufzubewahren.
Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie sie zu schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind. Zu schätzen ist insbesondere dann, wenn der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen zu führen hat, nicht vorlegen kann oder wenn die Buchführung oder die Aufzeichnungen der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden.
Ordnungsmäßige Buchführung
Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und Geschäftslage verschaffen können. Dazu müssen die "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung" (GoB) beachtet werden. Sie verlangen, dass die Buchführung
- klar und übersichtlich sowie
- zeitnah, vollständig und richtig durchgeführt wird. Ebenso darf
- keine Aufrechnung von Aufwendungen und Erträgen vorgenommen werden (Saldierungsverbot). Außerdem gilt der Grundsatz:
- Keine Buchung ohne Beleg.
Für die Unterlagen besteht eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.
Beispiel: Typische Buchungen einer GmbH
Im Folgenden werden beispielhaft die typischen Buchungen einer GmbH betrachtet.
Geschäftseröffnung
Bei der Eröffnung einer GmbH überweisen die Gesellschafter das Stammkapital, mindestens € 25.000, auf das Bankkonto der neuen Unternehmung. Das Bankkonto wird als Aktivkonto geführt. Bei Aktivkonten werden Zahlungseingänge unter S gebucht, Auszahlungen unter H. Dies ist eine Konvention, die umgekehrt zu den Buchungen der Bank geführt wird und zunächst der Intuition zuwiderläuft! Die € 25.000 müssen also unter S gebucht werden.
Dem Aktivkonto kann wie hier ein Passivkonto gegenüberstehen, auf jeden Fall muss jede Buchung doppelt ausgeführt werden, also auf zwei Konten. Hier ist dies das Stammkapital-Konto, also eine Verpflichtung, das Geld irgenwann wieder zurück zu zahlen. Auf Passivkonten werden Eingänge unter H gebucht, Abbuchungen unter S, also genau umgekehrt zu den Aktivkonten.
| Aktivseite | Passivseite | ||
|---|---|---|---|
| Bankkonto | Stammkapital | ||
| S | H | S | H |
| 25.000 | 25.000 | ||
Eröffnungsbilanz
Bei einer Bilanz spricht man eher nicht von einer Soll- und einer Habenseite als vielmehr von den Seiten der Aktiva und Passiva. Auf der Aktiv- und Passivseite werden die S und H-Spalten addiert und dann die Differenz gebildet. Die Differenz zwischen S und H auf der Aktivseite entspricht der Differenz zwischen H und S auf der Passivseite. Dies ist das Vermögen der Firma. Es muss in beiden Fällen immer gleich sein.
| Eröffnungsbilanz | |||
|---|---|---|---|
| Aktivseite | Passivseite | ||
| ===== 25.000 | ===== 0 | ===== 0 | ===== 25.000 |
| 25.000 | 25.000 | ||
Die GmbH hat also ein Vermögen von € 25.000. Bei der Bilanz werden die Beträge auf Aktivseite und Passivseite aufgeteilt. Die Aktivseite kann wiederum in Anlagevermögen und Umlaufvermögen aufgeteilt werden. Die Passivseite kann in Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten (weitere Aufteilungen siehe unter Bilanz) aufgeteilt werden.
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Geschäftsverlauf
Im Folgenden bleibt der Übersichtlichkeit halber die Umsatzsteuer unberücksichtigt. Die GmbH mietet zunächst Geschäftsräume, bezahlt eine Kaution von € 5000 und die erste Miete von € 1000. Anschließend kauft sie Waren im Wert von € 10.000 ein und liefert je die Hälfte an zwei Kunden aus. Sie stellt an beide Kunden eine Rechnung im Wert von jeweils € 8000. Der erste Kunde bezahlt, die Forderung an den zweiten Kunden steht noch aus.
Konteneröffnungen
In der Buchhaltung werden jetzt weitere Konten eingerichtet. Aufgrund der doppelten Buchung auf S und H gilt folgendes:
- Sind beide Konten auf der Aktivseite oder beide auf der Passivseite, bleibt die Bilanz und damit das Firmenvermögen unbeeinflusst.
- Ist ein Konto auf der Aktiv- und eines auf der Passivseite, so wird das Vermögen beeinflusst.
Nach diesen Regeln können Konten auf die Aktiv- oder Passivseite eingeordnet werden. Die Kautionszahlung wird vom Bankkonto vorgenommen. Sie beeinflusst das Firmenvermögen nicht, da sie gegebenenfalls ja zurückgezahlt wird. Da das Bankkonto Aktivkonto ist, muss auch das andere Konto, Gegenkonto genannt, für die Kaution ein Aktivkonto sein.
Auch die Mietzahlung wird vom Bankkonto aus vorgenommen. Sie schmälert jedoch das Vermögen. Das Gegenkonto ist also ein Passivkonto.
Die folgenden Konten werden angelegt (d.h. eröffnet):
- Kautionen (Aktivkonto)
- Mieten (Passivkonto)
- Lagerbestand (Aktivkonto)
- Lieferungen (Passivkonto)
- Lieferantenforderungen (Passivkonto)
- Kundenforderungen (Aktivkonto)
- Umsatz (Passivkonto)
Buchungen
Insgesamt ergeben sich im Beispiel die folgenden Geschäftsvorfälle, die jeweils doppelt gebucht werden müssen:
- Zahlung der Kaution von € 5000 vom Bankkonto
- Mietzahlung von € 1000 vom Bankkonto
- Wareneingang im Wert von € 10.000
- Bezahlung der Lieferantenrechnung (€ 10.000) vom Bankkonto
- Auslieferung von Waren im Einkaufswert von € 5000 an Kunde 1
- Auslieferung von Waren im Einkaufswert von € 5000 an Kunde 2
- Rechnungsstellung von € 8000 (Verkaufswert) an Kunde 1
- Rechnungsstellung von € 8000 (Verkaufswert) an Kunde 2
- Kunde 1 begleicht die Rechnung, Zahlungseingang (€ 8000) auf das Bankkonto
| Buchführung | |||
|---|---|---|---|
| Aktivseite | Passivseite | ||
| Bankkonto | Stammkapital | ||
| S | H | S | H |
| 25.000 (S) | 5.000 (1) | 25.000 (S) | |
| 8.000 (9) | 1.000 (2) | ||
| 10.000 (4) | |||
| Kautionen | Mieten | ||
| S | H | S | H |
| 5.000 (1) | 1.000 (2) | ||
| Lagerbestand | Lieferantenforderungen | ||
| S | H | S | H |
| 10.000 (3) | 5.000 (5) | 10.000 (4) | 10.000 (3) |
| 5.000 (6) | |||
| Lieferungen an Kunden | |||
| S | H | ||
| 5.000 (5) | |||
| 5.000 (6) | |||
| Forderungen von Kunden | Umsatz | ||
| S | H | S | H |
| 8.000 (7) | 8.000 (9) | 8.000 (7) | |
| 8.000 (8) | 8.000 (8) | ||
| Summen | |||
| ===== 64.000 | ===== 34.000 | ===== 21.000 | ===== 51.000 |
| 30.000 | 30.000 | ||
Jemand, der im Bilanzlesen geübt ist, erkennt sofort:
- Die Kautionszahlung beeinflusst die Bilanz nicht (beide Konten auf der Aktivseite)
- Die Mietzahlung verringert das Firmenvermögen (Bankkonto auf Aktiv-, Mieten auf Passivseite)
- Es bestehen Kautionsforderungen von € 5000
- Die Mietaufwendungen betragen € 1000.
- Das Bankkonto weist ein Plus von € 17.000 auf (Aktivkonto, Differenz zwischen S und H)
- Das Stammkapital beträgt € 25.000 (Passivkonto, Differenz zwischen H und S)
- Das Lager ist leer (die Beträge von S und H im Lagerbestand sind gleich)
- Alle Forderungen der Lieferanten wurden bezahlt (Konto: Lieferantenforderungen)
- Es besteht eine offene Kundenforderung, meist eine offene Rechnung, von € 8000 (Differenz zwischen S und H auf dem entsprechenden Aktivkonto)
- Es wurden Waren im Wert von € 10.000 geliefert (Konto: Lieferungen an Kunden)
- Es wurden Umsätze im Wert von € 16.000 getätigt (Konto: Umsatz)
Die doppelte Buchführung erlaubt daher eine detaillierte Erfolgskontrolle. Es lassen sich beliebig viele Einzelkonten führen (beispielsweise Stromkosten, Forderungen an einen bestimmten Lieferanten usw.).
Ein- und Verkäufe werden mehrmals gebucht und spiegeln so den Geschäftsablauf exakt wider:
- Eine Eingangslieferung wird zweimal gebucht, einmal beim Eintreffen der Ware unter S auf das Lagerbestandskonto und unter H auf das Lieferantenforderungskonto, dann beim Begleichen der Rechnung unter S auf dieses Konto und unter H auf das Bankkonto.
- Ein Verkauf wird ebenfalls mehrmals gebucht, einmal bei Auslieferung unter H in Lagerbestand und unter S in Lieferungen, dann bei Rechungsstellung unter S in Forderungen und unter H in Umsatz, danach bei Bezahlung unter H in Forderungen und unter S auf dem Bankkonto.
Bilanz und Gewinn
Addiert man S und H auf beiden Seiten und bildet die Differenz, so ergibt sich sowohl auf der Aktiv- als auch auf der Passivseite ein Plus von € 30.000. Die Differenz muss immer gleich sein, sonst liegt eine Fehlbuchung vor.
| Bilanz | |||
|---|---|---|---|
| Aktivseite | Passivseite | ||
| ===== 64.000 | ===== 34.000 | ===== 21.000 | ===== 51.000 |
| 30.000 | 30.000 | ||
Gegenüber der Eröffnungsbilanz von € 25.000 ist also bereits ein Gewinn von € 5000 erwirtschaftet worden. Dieser ist am Jahresende zu versteuern. Dass Kunde 2 noch nicht bezahlt hat, ist für die Bilanz und die Gewinnberechnung unerheblich. Bezahlt dieser, wird der Betrag auf der S-Seite des Bankkontos und auf der H-Seite des Forderungskontos, beides Aktivkonten und damit ohne Einfluss auf die Bilanz, verbucht. Die offene Forderung zählt jedoch bereits zum Gewinn.
Bei der Bilanz werden die nicht ausgeglichene Konten auf die Bilanzkonten umgebucht. Im Beispiel weist das Bankkonto € 17.000 (Aktivkonto, Differenz zwischen S und H), das Kautionskonto € 5.000 und das Forderungskonto € 8.000 aus.
Auf der Passivseite werden die Mieten, Lieferungen und der Umsatz auf das Gewinn- und Verlustkonto (GuV) gebucht:
| Bilanzumbuchungen auf der Passivseite | |
|---|---|
| GuV-Konto | |
| S | H |
| 1.000 (1) | 16.000 (3) |
| 10.000 (2) | |
| Mieten | |
| S | H |
| 1.000 | 1.000 (1) |
| Lieferungen an Kunden | |
| S | H |
| 5.000 | 10.000 (2) |
| 5.000 | |
| Umsatz | |
| S | H |
| 16.000 (3) | 8.000 |
| 8.000 | |
Mieten, Lieferungen an Kunden und Umsatz sind jetzt ausgeglichen. Das Passivkonto GuV weist einen Bestand (Unterschied zwischen H und S) von € 5000 aus. Die Bilanz ergibt sich dann zu:
|
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1 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Ausblick
Die doppelte Buchführung ermöglicht einen genauen Überblick über die Geschäftsverhältnisse. In der öffentlichen Verwaltung wird noch die Kameralbuchhaltung verwendet, es sind jedoch Bestrebungen im Gange, auch hier auf die doppelte Buchführung überzugehen, die dort häufig als Doppik bezeichnet wird.
In der doppelten Buchführung lassen sich beliebig viele Konten eröffnen. Damit ist jeder gewünschte Detaillierungsgrad bei der Abbildung der Unternehmensprozesse möglich. Normalerweise gibt es für jede Branche Standard-Kontenrahmen, die mehrere hundert Einzelkonten umfassen können.
Auch Umsatzsteuer-, Rücklagen- und Abschreibungskonten sind kein Problem. Konten können bei Bedarf in Unterkonten aufgeteilt werden. Die Aufteilung des Kundenforderungskonto auf der Aktivseite in so genannte Debitorenkonten und des Lieferantenkontos in Kreditorenkonten ergibt die Kontokorrentbuchhaltung. Jeder Kunde und jeder Lieferant erhält sein eigenes Konto, ausstehende Forderungen lassen sich einfach zuordnen. Auch die Zahlungsmoral kann leicht ermittelt werden.
Konten lassen sich abschließen, wenn auf der S- und H-Seite derselbe Betrag steht, das Konto also ausgeglichen ist. Zum Ausgleich kann auf der betragsmäßig kleineren Seite ein Betrag auf ein Gegenkonto gebucht werden, bevor das Konto abgeschlossen wird. Wird die Kaution im obenstehenden Beispiel vom Vermieter zurückgezahlt, werden € 5000 auf der H-Seite des Kautionskontos und auf der S-Seite des Bankkontos verbucht. Das Kautionskonto kann dann abgeschlossen werden.
Ist der Vermieter zahlungsunfähig, muss die Kaution eventuell abgeschrieben werden. Hierzu wird ein passives Abschreibungskonto eröffnet. Die Buchung vom aktiven Kautionskonto auf die S-Seite des passiven Abschreibungskontos verringert die Bilanz, das Geld ist ja verloren. Nach der Abschreibung ist das Kautionskonto wiederum ausgeglichen und kann abgeschlossen werden.
Siehe auch: Buchungssatz
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