Dokumentation
Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Erschließung von Informationen. Weitere Bedeutungen siehe unter Dokumentation (Begriffsklärung).
Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Ziel der Dokumentation ist es, die dokumentierten Objekte gezielt auffindbar zu machen.
Die Erschließung von Informationen ist eine der wesentlichen Aufgaben von Bibliotheken und anderen Dokumentationseinrichtungen. Die Beschreibung und Verzeichnung bibliographischer und archivalischer Ressourcen geschieht u.a. durch Katalogisierung, d.h. die Aufnahme von Dokumentationseinheiten in einen Katalog. Dies geschieht in der Regel unter Berücksichtigung von Regelwerken (z.B. RAK oder AACR) und mit Hilfe von Dokumentationssprachen und anderen kontrollierten Vokabularien. Daneben kommen immer häufiger automatische Verfahren des Information-Retrieval zum Einsatz.
Die durch Dokumentation ermittelten Angaben über ein Objekt bezeichnet man als Metadaten.
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Sach- und Formalerschließung
In der Bibliotheks- und Dokumentationswissenschaft wird häufig zwischen Formalerschließung und Sacherschließung unterschieden. Während sich die Formalerschließung auf die (objektiven) formalen Kriterien eines Objektes beschränkt, geht die Sacherschließung auf dessen Inhalt ein.
Zur Zeit der Zettelkataloge wurde zwischen Alphabetischer Katalogisierung und Systematischer Katalogisierung unterschieden. Diese Unterscheidung ist mit Einführung von Datenbanken nicht mehr notwendig.
Qualitätsmerkmale
Einige Qualitätsmerkmale von Dokumentation sind: Vollständigkeit, Übersichtlichkeit, Verständlichkeit, Strukturiertheit, Korrektheit, Editierbarkeit, Nachvollziehbarkeit (z.B. Änderungshistorie)
Probleme
Ein grundsätzliches Problem der Dokumentation ist, dass sie sehr kostspielig werden kann und sich erst nach einer Vorlaufzeit wirtschaftlich auszahlt. Aus diesem Grund werden Dokumentationsabteilungen in Unternehmen gerne eingespart.
Siehe auch
Bibliothekskatalog, Schlagwortkatalog, Technische Dokumentation, DokumentenmanagementWeblinks
- Bernhard Eversberg: Katalogisieren? Besonders schwer kann das doch nicht sein! (Begründung)
- Ders.: Wie katalogisiert man ein Buch? (Einführung)
Literatur
- Klaus Haller: Katalogkunde, München, 1998 ISBN 3-598-11364-1
- Elaine Svenonius: The Intellectual Foundation of Information Organization, Cambridge, Mass., 2000 ISBN 0-262-19433-3
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