Lizenzmanagement
Mit Lizenzmanagement (auch Software-Lizenzmanagement) bezeichnet man Prozesse in Unternehmen, die den legalen und effizienten Umgang von Software in Unternehmen absichert. Lizenzmanagement nimmt auf alle Bereiche des Unternehmens Einfluß von der Beschaffung über jeden PC- Arbeitsplatz bis hin zum Management.
Hintergrund
Software ist ein Sonderfall in der Wertschöpfungskette von Unternehmen. Eine einzige CD reicht aus, um unendlich viele Installationen unterzubringen. So einfach wie das Kopieren von Software ist, so schwer und aufwendig ist oft die Entwicklung von Software. Zum Schutz der Leistung jedes Softwareherstellers dienen Lizenzen, die das Nutzrecht an einer Software kennzeichnen. Diese Lizenzen zu den entsprechenden installierten Softwareversionen müssen verwahrt werden, damit die entsprechenden Nutzrechte erhalten bleiben. Was privat in kleinem Umfang eine relativ überschaubare Aufgabe darstellt, ist in Unternehmen mit mehreren tausend oder gar Millionen Lizenzen eine eigene Verwaltungsaufgabe für sich. Oft noch stiefmütterlich behandelt sind die Unternehmen sich der wirtschaftlichen (offene und verdeckte finanzielle Verluste) und rechtlichen Risiken (Geld- und Gefängnisstrafen) fehlenden Lizenzmanagements nicht bewußt.
Stufen des Lizenzmanagements
Das Lizenzmanagement teilt sich im wesentlichen in folgende Stufen auf:
- Erfassung der installierten Software in eine Datenbank. Voraussetzung hierfür ist das Bekanntsein der softwarebetreibenden Endgeräte
- Erfassung der vorhandenen Lizenzen in eine Datenbank (oft auch Softwareinventur genannt)
- Compliancecheck (engl. Compliance: Erfüllung): Prüfen, ob für die entsprechenden installierte Software auch die entsprechenden Lizenzen vorhanden sind:
Lizenzüberdeckung: Anzahl der Lizenzen > Anzahl der installierten Software
Lizenzunterdeckung: Anzahl der Lizenzen < Anzahl der installierten Software
In der Praxis stellen sich diesen einfachen Schritten zum Lizenzmanagement einige Hindernisse in den Weg. Unterschiedliche Hardware sowie unterschiedliche Betriebssysteme und Netzwerke müssen z. B. bei der Erfassung der installierten Software berücksichtigt werden. Bei der Erfassung der Lizenzen fehlen oft Prozesse, Lizenzen geregelt und strukturiert abzulegen. Oft sind hier Verantwortlichkeiten ungeklärt. Bei dem Aufbau der Datenbank spielt vor allem die Abbildung der Organisationsstruktur mit den verschiedenen Ebenen von Geschäftsbereichen und Kostenstellen eine Rolle. Kurzfristige, schnelle Datenbank - Lösungen können meist der Komplexität der Aufgabe nicht gerecht werden.
Aufgrund dieser weitgreifenden Anforderungen in der Praxis umfasst Lizenzmanagement meist noch mehr Schritte als die oben genannten:
- Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Prozesse
- Klärung und Vergabe der Verantwortlichkeiten
- Bedarfsplanung und Beschaffung
- Commitment durch das Management (insbesondere Einkauf, IT, Controlling)
Des Weiteren gehört zum Lizenzmanagement eine genaue Betrachtung und Strukturierung der Lizenzen - dem Vertragsmanagement. Softwareverträge bieten eine Fülle von Chancen (z. B. Zeitpunkte bis wann ein Update kostenlos ist), aber auch Risiken für das Unternehmen. Innerhalb des Vertragsmanagements werden diese Daten (in der Regel ebenfalls in eine Datenbank) aufgenommen und somit der allgemeinen Planung zugreifbar gemacht.
Nutzen des Lizenzmanagements
- Schutz der Verantwortlichen vor wirtschaftlichen (offene und verdeckte finazielle Verluste) und rechtlichen Risiken (Geld- und Gefängnisstrafen)
- Vor der Ausführung einer externen Bestellung werden zunächst die internen Lizenz-"Reserven" geprüft. Lizenzüberdeckung bzw. -unterdeckung werden hierdurch vermieden.
- das genaue Wissen über die eigenen Software-Ressourcen bzw. eigentlich der Lizenzressourcen stärkt die Verhandlungsposition mit den Resellern und eröffnet ein größeres Rabattpotential.
- Gefälschte Lizenzen und Raubkopien fallen eher auf und könne den Herstellern gemeldet werden. Sowohl bei der Installation als auch bei der Nutzung.
- Überwachung des Umgangs mit den Software-Ressourcen auf mögliche Risiken bei jeglichen Firmenverbindungen (z. B. Firmenübernahme, Firmenauflösung, Fusion, etc. )
- bewußter Umgang mit der Ressource Software führt zu einer bedarfsgerechteren Verteilung der Software
- Updatemanagement: weniger Probleme, Probleme werden schneller gelöst, weniger interner Supportaufwand.
- Vertragsmanagement: Maximales Ausnutzen der Chancen in den Lizenzen und besserer Schutz vor den Vertragsrisiken
Hersteller
- Schmidt's LOGIN GmbH
- ADLON Datenverarbeitung GmbH
- Aspera OHG Lizenzmanagement
- matrix42 AG
- Altiris
- LicAdo
- PC-Ware AG