Personalakte
Eine Personalakte ist die Sammlung der für das Arbeitsverhältnis relevanten Unterlagen über einen Mitarbeiter (oder eine Mitarbeiterin) durch den Arbeitgeber. Ihr Inhalt wird durch arbeitsrechtliche Vorschriften bestimmt. Der Mitarbeiter (Arbeitnehmer, Beamter) hat das Recht, die Personalakte einzusehen. Personalakten sind strikt vertraulich zu behandeln.
Welche Dokumente und Einträge in die Personalakte aufgenommen werden, ist Sache des Arbeitgebers. Er muss jedoch das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters wahren und auch für den Datenschutz sorgen (siehe auch: Arbeitnehmerdatenschutz).
Gesammelt werden dürfen beispielsweise
- Anträge, etwa auf
- Kindergeld
- Orts- oder Sozial- oder Familienzuschlag
- Arbeitsvertrag
- Arbeitszeugniskopie
- Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis
- Bescheinigungen über ärztliche Untersuchungen
- Beurteilungen und Bewertungen
- Bewerbungsunterlagen
- Amtliches Führungszeugnis
- Bewerbungsschreiben
- Lebenslauf
- Passbild
- Personalbogen
- Schulabschlusszeugnis/Prüfungszeugnis
- Erklärung über weitere Beschäftigungsverhältnisse
- Ermahnungen/Abmahnungen
- Kopien amtlicher Urkunden
- Geburtsurkunden für Kinder
- gültige Fahrerlaubnis (Führerschein)
- Heiratsurkunde
- Schwerbehindertenausweis
- Sterbeurkunde des Ehegatten
- Tenor des Scheidungsurteils mit Bestätigung der Rechtskraft
- Krankheits- und Urlaubszeiten
- Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
- Nachweis zur Anlage vermögenswirksamer Leistungen
- Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
- Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter
- Unterlagen zur Lohnsteuer
- Unterlagen zur Sozialversicherung
- Nachweis der monatlichen Krankenkassenbeiträge
- Nachweis für Kinderlose (Pflegeversicherung)
- Sozialversicherungsausweis/Ausweis zur Versicherungsnummer
- Unterlagen zu Zusatzversorgungskassen
- Wehrdienstbescheinigung
- Werkschutzunterlagen
- Zeugnisse über Fortbildungen
siehe auch: Arbeitsrecht
Bitte beachten Sie auch den Hinweis zu Rechtsthemen!
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