Personalcontrolling
Personalcontrolling ist ein Funktionsbereich des Personalwesens. Der Begriff ist eine neuere Wortschöpfung, die Teilaufgaben der Personalwirtschaft subsumiert und findet Mitte der 1980er Jahre erstmalige Erwähnung. So ist der Begriff Personalcontrolling im Gabler Wirtschaftslexikon in der Auflage von 1988 überhaupt noch nicht enthalten, wohl aber Begriffe wie Personalplanung und Personalinformationssystem.
Das primäre Betrachtungsobjekt des Personalcontrollings ist die Belegschaft des Unternehmens. Typischerweise stehen dabei nicht einzelne Mitarbeiter, sondern immer Mitarbeitergruppen oder die Gesamtheit der Beschäftigten im Fokus. Typische Betätigungsfelder sind:
- Mitarbeiterzahlen
- Kostenstrukturen
- Personalplanung
- Risikomanagement (=> Personalrisiko)
- Kennziffernermittlung
- Bildungsbedarfsanalyse
- Erhebung von Stimmungsbildern
- Organisationseinheiten
- Planstellen
Unverzichtbare Basis für jedes Personalcontrolling ist die Verfügbarkeit eines für die Herstellung von aussagekräftigen Personalstatistiken geeigneten Personaldatenbestandes. Nicht geeignet in diesem Sinne sind bereits gruppierte oder summierte Vorselektionen, sondern ausschließlich auf Personenebene dargestellte Datenbestände. Personalcontrolling ist weit mehr als eine rückblickende oder bestenfalls monatsaktuelle Personalstatistik. Die Instrumente des Personalcontrollings erlauben eine Zukunftsbetrachtung mit Hilfe von Vorausschau- und Prognosedaten. Sie ermöglichen, zukünftige Zustände vorherzusagen. Die Genauigkeit dieser Vorhersagen ist abhängig von der Qualität der Ausgangsdaten, von der Eintrittswahrscheinlichkeit der zukünftigen Daten und vom zeitlichen Horizont der Vorhersage. Die nachfolgenden Abgrenzungen haben sich als hilfreich erwiesen:
- Ist-Daten: personenbasierende Daten (z. B. persönliche Daten von Mitarbeitern, Personalkosten pro Mitarbeiter, zur Verfügung stehende Kapazität etc.) und Daten der gegenwärtigen Organisationsstruktur (z. B. Planstellen und organisatorische Einheiten mit ihren Eigenschaften)
- Vorausschau-Daten als gesichert geltende, personenbezogene Zukunftsdaten mit sehr hoher Eintrittswahrscheinlichkeit, die im Personalsystem bereits erfasst bzw. hinterlegt und somit „greifbar“ sind (z. B. zukünftige Ein- und Austritte, Versetzungen, Wechsel in den Ruhestand, Arbeitszeitveränderungen, Beendigung der Ausbildungszeit etc. oder bereits gesicherte Veränderungen in der Organisationsstruktur)
- Prognose-Daten: ungesicherte, oft nicht an bestimmbare Personen gebundene, personenbasierende Zukunftsdaten aus Trends, Hochrechnungen oder Fortschreibungen (z. B. Fluktuation, erwartete Mutterschutz- und Elternzeiten)
Durch die Nutzung von Szenarien und Trends kann das Personalcontrolling im Unternehmen bei Vorbereitung, Unterstützung und Durchführung der Umsetzung organisatorischer Veränderungen und neuer Unternehmensstrategien wertvolle Beiträge leisten (Wertschöpfung). Eine weitere begriffliche Abgrenzung lässt sich zwischen quantitativen und qualitativen Daten vornehmen. Quantitative Daten sind in allen Sparten des Controllings (auch Unternehmens- / Finanzcontrolling) vorhanden, qualitative Daten sind eine Besonderheit des Personalcontrollings.
- Quantitative Daten (einzeln oder kumuliert): Personalkosten, Personalkapazitäten, Mitarbeiterzahlen etc.
- Qualitative Daten: Mitarbeiterzufriedenheit, Leistungsbereitschaft, nicht durch Messmethoden, aber beispielsweise durch Mitarbeiterbefragungen ermittelbare Kenntnisse und Fertigkeiten, soziale und methodische Kompetenzen, Betriebsklima, Innovationskraft und –bereitschaft etc.
Klassische Bildungsdaten (Ausbildungsabschlüsse, Sprachkenntnisse etc.) können je nach Art der Ermittlung beiden Gruppen zugeordnet werden.
Controlling wird oft (falsch) mit Kontrolle übersetzt. Während es sich bei Kontrolle um einen rückschauenden Vorgang handelt, bezieht sich Steuerung (richtige Übersetzung des Begriffes) auf eine vorausschauende, planerische Aktion.
Ein weiteres, von den oben beschriebenen Komponenten völlig getrennt zu betrachtendes Tätigkeitsfeld des Personalcontrollers ist die Evaluation der Personalarbeit selbst. Hier geht es darum, zu untersuchen, wie personelle Maßnahmen, Planungen und Prozesse des Personalwesens funktionieren und mit welchem Aufwand und welchem Ergebnis sie durchgeführt wurden. Dieses Aufgabengebiet des Personalcontrollings tendiert stark in Richtung, Prozess- Organisations- und Qualitätsmanagement und wird daher in der Praxis auch oft nicht durch die Personalabteilung vorgenommen.
Als Besonderheit sei an dieser Stelle noch das internationale Personalcontrolling erwähnt. Unter diesem Ableger des Personalcontrollings wird i. d. R. eine zentralistische Kontrolle verstanden. Als Ziele werden Standardisierung und Anpassung personalwirtschaftlicher Instrumente in verschiedenen Ländern genannt.
Literatur
- Guido Lisges, Fred Schübbe: Personalcontrolling. Haufe, Freiburg 2004, ISBN 3-448-06028-3
- Dt. Gesellschaft f. Personalführung (DGFP) (Hrsg.): Personalcontrolling in der Praxis. Schäffer-Poeschel, 2001, ISBN 3-7910-1922-8
- Prof. Dr. Rolf Wunderer, Dr. André Jaritz: Unternehmerisches Personalcontrolling. Hermann Luchterhand, 1999, ISBN 3-472-03853-5