Personalinformationssystem
Personalinformationssysteme, Personalwirtschaftssysteme, Human Resource Information Systems (HRIS), Human Resource Management Systems (HRMS, EHRMS), Human Capital Management (HCM), Human Resource-Technologie oder auch Human Resource-Module, formen eine Schnittmenge zwischen der Personalabteilung und der Informationstechnologie. Das Personalwirtschaftsystem vermischt Human Resource Management als Disziplin und insbesondere seine grundlegenden Human Resource-Aktivitäten und -prozesse mit der Informationstechnologie, während die Planung und die Programmierung der Datenverarbeitung in standardisierte HR-Programme und hauptsächlich in Unternehmenssoftware (ERP) abgebildet wird. Diese ERP-Systeme basieren auf der Logik, die Informationen von den unterschiedlichen Anwendungen in einer Universaldatenbank zu integrieren und zu verarbeiten. Die Integration von Finanz- und Personalwirtschaft in einer Datenbank ist die wichtigste Unterscheidung zu einzeln oder eigenen entwickelten Vorgängern, die diese HR-Prozesse steif und nicht flexibel abbilden.
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Die Personalabteilung heute
Alles in allem, ist die Personalabteilung noch in hohem Masse administrativ und sehr ähnlich in den meisten Unternehmen. In unterschiedlichem Grad haben die meisten Unternehmen formalisierte Selektions-, Bewertungs- und Gehaltsabrechnungsprozesse. Leistungsfähiges und wirkungsvolles Management des "Human Capitals Pools (HCP)" oder auch Humankapital ist eine in zunehmendem Maße zwingende und komplexe Tätigkeit aller Personalfachleute geworden. Die Funktion der Personalabteilung besteht aus der Nachverfolgung und Erfassung unzähliger Datenpunkte zu jedem Angestellten, von persönlichen Geschichten, Daten, Fähigkeiten, Erfahrungen, Entwicklungspotential Analyse, bis hin zu der Gehaltsabrechnung. Um die manuelle Arbeitsbelastung dieser administrativen Tätigkeiten zu verringern, fingen Unternehmen an, viele dieser Prozesse elektronisch abzubilden und zu automatisieren, indem sie Personalinformationssysteme implementierten. Wegen hoher Kompexität in der Programmierung, der Fähigkeiten und der begrenzten technischen Betriebsmitteln, sind HR-ler meist auf interne oder externe IT-Fachleute angewiesen, um ihre Personalinformationssysteme zu entwickeln und zu pflegen.
Bevor die Client-Server-Architektur Ende 1980 entwickelt wurde, wurde die Automatisierung einzelner Human Resource-Prozesse in Großrechnern durchgeführt, die große Datenmengen erfassen konnten. Bedingt durch die hohen Investitionen, die notwendig waren, eigene HR-Software zu kaufen oder zu programmieren, waren diese entwickelten Personalinformationssysteme hauptsächlich für große Unternehmen vorgesehen, die in der Lage waren, sich diese zu leisten und eigene IT-Abteilung aufzubauen. Durch die innovative Client-Server-Architektur wurden Personalfachkräfte bei der Nutzung von Personalinformationssystemen zum ersten Mal autorisiert Verantwortung für ihr HR-Systems und der Personaldaten zu übernehmen. Diese Client-Server-HRMS sind charakteristisch um die vier wesentlichen Personalaktivitäten entwickelt worden: 1) Lohn- und Gehaltsabrechnung, 2) Zeiterfassung, 3) Vergütungsmanagement und 4) Humam Resource Management.
Das Lohn- und Gehaltsabrechnungs Modul automatisiert den Bezahlungsprozeß, indem es Daten bezüglich der Angestelltenverhältnisse erfaßt sowie automatisch Abzüge und Steuern errechnet, und in jeder Abrechnungsperiode Endgeldnachweise und Steuermeldung zu erzeugt. Die Arbeitszeitdaten werden im Allgemeinen über diese innovativen Human Resource Management Systeme (HRMS) erfasst, automatisch berechnet sowie Verdienstnachweise (VDN) erstellt. Anspruchsvollere HRM-Systeme können fällige Abrechnungsverbindlichkeiten oder sogar Lohnpfändungen einzelner Angestelltenabgaben produzieren. Das Gehaltsabrechnungsmodul schickt Abrechnungsergebnisse in die Finanzabteilung zur Revision um nachfolgenden Bezahlungszyklus anzuweisen.
Das Zeiterfassungs Modul wendet neue Technologien und Methoden an um kosteneffektiv die Zeiterfassung durchzuführen und auszuwerten. Die neueren Module stellen ein hohes Maß an Flexibilität in den Datenerfassungsmethoden, sowie Arbeitsverteilungsfähigkeiten und Datenanalyseeigenschaften zur Verfügung. Dieses Modul ist ein Schlüsselbestandteil der organisatorischen Kostenberechnung.
Das Vergütungsmanagement Modul erlaubt Personalfachleuten eine schnelle und einfache Administration sowie Nachverfolgung der Angestellten in Vergütungsprogrammen. Diese können vom Gesundheitsversorger, unterschiedlicher Versicherungspolicen, Rentenversicherung bis hin zu Gewinnbeteiligung oder Aktienoptionsplänen reichen.
Das Human Resource Management Modul ist ein Teilstück der Personalinformationssysteme, das alle weiteren Personalprozesse von der Bewerbung bis hin zum Ruhestand des Mitarbeiters abdeckt. Dieses Modul des HR Systems zeichnet grundlegende demographische und persönliche Daten, Selektion, Training und Entwicklung, Fähigkeiten und Talent-Management, Vergütung und andere in Verbindung stehende Tätigkeiten jedes einzelnen Mitarbeiters auf. Führende HRM Systeme besitzen die Fähigkeit Bewerbungen "einzulesen", und relevante Daten zu speichern. In einem weiterne Schritt werden diese Daten ausgewertet, um den Arbeitgeber auf potentielle Kandidaten hinzuweisen. Dieses Modul dient als Careers Management und Steuerung einzelner Position.
Gewöhnlich ersetzt die HRMS-Technologie die vier Personalaktivitäten, indem sie diese Prozesse elektronisch abbildet; 1) Lohn- und Gehaltsabrechnung, 2) Zeiterfassung, 3) Vergütungsmanagement und 4) Human Resource Management. Durch die Verwendung des Internets oder des Unternehmensportals (Intranet) als Kommunikations- und Workflow-tools, kann die HRMS-Technologie diese in Web-basierende HRMS-Prozesse eines jeden ERP-Systems umwandeln und ermöglicht dadurch Transaktionskosten zu senken und höhere Effektivität zu erreichen. Durch Employee oder Manager Self-Service (ESS oder MSS), verschieben sich HR-aktivitäten weg von Papierprozessen in Richtung Verwendung von Selbstbedienungfunktionalitäten, die Angestellte, Manager und Personalfachleute gleich begünstigen. Teure und zeitraubende administrative Personalaufgaben, wie Reisekostenvergütung, Änderung der Personalstammdaten, Benefits Administration, Einschreibung in Trainingsaktivitäten (von Seiten des Angestellten) und Anweisung unterschiedlichster Personaltätigkeit, Zugangsautorisierung für Angestellteninformationen (von Seiten des Managers) werden einzeln ermöglicht, um höhere Effektivität zu erreichen. Infolgedessen können Personalfachleute ihre Betriebsmittel effizienter nutzen indem sie administrative Tätigkeiten automatisieren und sich auf strategische Personalaktivitäten konzentrieren, die zu Geschäftsinnovation führen.
Personalinformationssystem-Anbieter
Anbieter populärer EHRMS-Unternehmens-Softwarepakete sind: SAP, PeopleSoft, Oracle, Lawson, etc.
Eine breite Zahl anderer Software-Anbieter liefert verschiedene Teilmodule. Zum Beispiel liefern Anbieter von Zeiterfassung nur diese Funktionalität, während andere Anbieter sich hauptsächlich auf Gehaltsabrechnung konzentrieren, usw.
Siehe auch
- Management
- Personalwirtschaft
- Informationstechnologie
- Unternehmenssoftware
- Reengineering
- Informationssysteme
Weblinks
- Managementforschung zu Personalinformationssystemen
- aktuelle Nachrichten zu Personalinformationssystemen